Чат-бот “HR”: руководство по созданию
В последние годы чат-боты становятся неотъемлемой частью множества бизнес-процессов.
Они упрощают взаимодействие с клиентами, помогают решать задачи и автоматизируют различные аспекты работы.
Одним из интересных направлений применения чат-ботов является HR-сфера. Чат-бот для отдела кадров (HR) может значительно упростить процессы подбора персонала, коммуникации с сотрудниками и управление внутренними запросами компании.
В этом руководстве мы расскажем, как создать такой чат-бот с помощью платформы Telegram и конструктора BotBrother.
Чем полезен HR-чат-бот?
HR-чат-бот предоставляет множество преимуществ как отделу кадров, так и сотрудникам компании. Вот несколько основных факторов, которые делают чат-бота незаменимым помощником:
• Автоматизация рутинных задач
Одним из самых больших преимуществ чат-бота в HR-сфере является его способность автоматизировать процессы, которые требуют много времени и усилий. Например, бот может помочь в сборе и обработке резюме, отправке уведомлений кандидатам, отслеживании заявок на отпуск и больничные. Это освобождает HR-специалистов от необходимости заниматься однотипной работой, позволяя сосредоточиться на более важных задачах.
• 24/7 доступность
Чат-бот всегда доступен для сотрудников и кандидатов, что особенно важно в крупных компаниях с разными часовыми поясами. Работники могут в любое время получить необходимую информацию или решить свои вопросы через чат-бота, будь то запрос на отпуск, уточнение деталей по контракту или ответы на вопросы о корпоративной политике.
• Улучшение коммуникации
Чат-боты могут служить каналом для эффективной и быстрой коммуникации между сотрудниками и HR-отделом. Они могут сразу предоставлять ответы на часто задаваемые вопросы, что снижает нагрузку на HR-специалистов и помогает сотрудникам быстрее решать свои проблемы.
• Ускорение процессов набора сотрудников
Бот может проводить первичную сортировку кандидатов, отправлять ответы на заявки, а также отвечать на вопросы соискателей о вакансии и процессе найма. Это значительно ускоряет процесс рекрутинга и помогает отсеять неподходящих кандидатов на ранних этапах.
• Повышение точности и консистентности
Чат-боты следуют заранее заданному сценарию и не подвержены человеческим ошибкам. Они предоставляют одинаковую информацию всем пользователям, что повышает точность данных и консистентность в работе с сотрудниками.
Шаги по созданию чат-бота “HR”
1. Создание чат-бота
- Создаём бота в Телеграм через @Botfather (инструкция).
- Оформляем бота Телеграм в @Botfather (инструкция).
- Привязываем бота Телеграм к нашей платформе BotBrother (инструкция).
- Создаём приветственное сообщение (инструкция).
2. Создание логики чат-бота
Чат-бот HR способен анализировать запросы сотрудников и предоставлять на них ответы в зависимости от настроенных сценариев. Важно, чтобы логика чат-бота была четко спроектирована с учетом всех функций HR-отдела.
- Приветствие и вводная информация
Чат-бот приветствует кандидата и кратко объясняет цель общения: “Здравствуйте! Я чат-бот компании [Название компании], и сегодня проведу с вами предварительное собеседование.”
Бот объясняет этапы собеседования: “Мы поговорим о вашем опыте, навыках и мотивации для этой роли. Это займет около 10 минут.” - Идентификация кандидата
Бот может запросить у кандидата базовую информацию, чтобы идентифицировать его в системе, например:
• ФИО
• Контактные данные
• Вакансия, на которую подан запрос - Основные вопросы о кандидате
Бот задает ряд вопросов, направленных на выяснение профессионального опыта и навыков. Вопросы могут быть разными в зависимости от должности, но в целом они включают:
• Опыт работы: “Расскажите о вашем последнем рабочем месте. Какие обязанности вы выполняли?”
• Навыки и квалификация: “Какие основные навыки вы приобрели на предыдущем месте работы?”
• Образование: “Какие у вас есть профессиональные квалификации или сертификаты, которые могут быть полезны для этой должности?”
• Мотивация: “Почему вас заинтересовала эта вакансия? Почему вы хотите работать в нашей компании?” - Проверка соответствия требованиям вакансии Чат-бот должен иметь возможность задавать вопросы, направленные на проверку соответствия кандидата требованиям вакансии:
• Технические навыки (для технических позиций): “Какие технологии/языки программирования вы используете на практике?”
• Личностные качества: “Как вы работаете в команде? Опишите ситуацию, когда вам пришлось решить конфликт в коллективе.”
• Гибкость и адаптивность: “Как вы справляетесь с ситуациями, когда вам приходится работать в условиях неопределенности или сжатых сроков?” - Ситуационные вопросы (для оценки поведения) Чат-бот может задать кандидату вопросы, которые помогут понять, как он будет вести себя в различных рабочих ситуациях:
• “Представьте, что ваш проект задерживается, и вам нужно срочно сдать результат. Как бы вы поступили в этой ситуации?”
• “Как вы справляетесь с рабочими стрессами? Приведите пример из вашего опыта.” - Оценка мотивации и заинтересованности Чтобы понять, насколько кандидат мотивирован, бот может задать вопросы, касающиеся долгосрочных планов и целей:
• “Где вы видите себя через 3-5 лет? Как эта роль помогает вам в достижении ваших карьерных целей?”
• “Какие факторы для вас важны при выборе работы (зарплата, корпоративная культура, возможности для роста)?” - Заключение собеседования После того как все вопросы будут заданы, бот подведет итоги:
• “Спасибо за ответы! Мы собрали всю необходимую информацию. Мы свяжемся с вами для дальнейшего обсуждения.”
• Бот может уточнить, есть ли у кандидата дополнительные вопросы или что-то, что он хотел бы добавить: “Если у вас есть какие-либо вопросы или что-то, что вы хотите дополнить, пожалуйста, сообщите.” - Уведомление HR-отдела После завершения собеседования, чат-бот передает результаты в HR-отдел для дальнейшего анализа.
Логика взаимодействия схематично может выглядеть так:
Как реализовать такую логику в структуре бота с помощью Google Таблицы:
Инструкция как интегрировать Google Таблицы.
- Заходим в нашего бота в сервисе BotBrother (ссылка).
- Создаём связки столбцов таблицы с переменными данными:
● Нажимаем на “Дополнения” в верхней панели → Кликаем по кнопке “Переменные данные” → Кликаем по кнопке “Добавить новые переменные данные” → Даём название и выбираем тип “Обычные” → Нажимаем кнопку “Добавить”.
Важно: переменные данные нам нужны, чтобы сохранять в них ответы пользователей, поэтому под каждый вопрос мы создаём отдельные переменные данные (например, фио/дата рождения/ опыт работы/ вакансия и тд.).
● Кликаем на кнопку “Google Таблицы” → Нажимаем на кнопку “Создать новую связь” → Выбираем колонку в таблице, в которой будет храниться информация из переменных данных, и выбираем переменные данные.
Важно: связки нам нужны, чтобы информация, введенная пользователем, сохранялась в определенном столбце таблицы (например, переменные данные “ФИО” сохраняются в столбце “А” таблицы). - Переходим в структуру нашего бота → Кликаем по кнопке “Добавить новую рубрику”, называем и сохраняем её.
Инструкция по созданию списка рубрик, рубрик и действий. - Создаём новое действие “Переменные данные (добавление/редактирование)” для ФИО и контактных данных → Редактируем действие: называем его, задаём текст, например, “введите ваше ФИО/ введите ваш контактный номер в формате +79523332210” → Выбираем переменные данные куда будет сохраняться ответ пользователя → Сообщение, которое идет после ввода данных пользователем, можно пропустить, поставив пробел, или написать текст, например, что информация сохранена → Сохраняем.
- Создаём действие, нажав на кнопку “Добавить действие” → Выбираем “Текстовый выбор” для выбора вакансии пользователем → Редактируем действие: называем его, задаём сообщение перед кнопками выбора (Выберите вакансию), заполняем сами кнопки выбора (менеджер по продажам/разработчик и тд.) → Далее включаем свитчер “Сохранить результаты выбора в переменных данных” и выбираем переменные данные, которые мы создавали под этот вопрос → Сохраняем.
Инструкция как сделать сообщение с кнопками. - Далее создаём под каждую вакансию новую рубрику для удобства, например, рубрика “менеджер по продажам” и рубрика “разработчик” (см. пункт 3).
- Далее создаём в каждой рубрике действия “Переменные данные (добавление/редактирование)” для каждого вопроса.
Важно: не забудьте настроить в “Текстовом выборе” для вакансии переход от каждой вакансии к правильной новой рубрике с вопросами по данной вакансии. - После этого создаём действие для сохранения введенных пользователем данных в таблицу. Для этого добавляем действие “Добавить в Google-таблицу” → Редактируем действие: называем, выбираем связку для переменных данных (т.е. в какой столбец будут добавляться эти данные), включаем свитчер по необходимости “Добавить в конец таблицы” и задаём сообщение → Сохраняем.
- Далее можем создать заключительное сообщение для пользователя, например, о том, что ответы успешно записаны и что с ним свяжутся в ближайшее время. Для этого создаём новое действие “Текстовое поле” → Редактируем действие: вставляем и форматируем текст → Сохраняем.
- Настраиваем сигнал на почту о том, что кандидат прошел вопросы собеседования. Как это сделать рассказали в конце инструкции.
Чат-бот “HR” – это мощный инструмент, который помогает ускорить и автоматизировать процесс подбора персонала. С его помощью можно провести первичное интервью, выявить ключевые навыки и личностные качества кандидатов, а также оперативно оценить их соответствие требованиям вакансии. Важно, чтобы логика работы чат-бота была гибкой и настроенной на специфические нужды компании, что позволит улучшить качество подбора персонала и сэкономить время HR-отдела.