Бот-секретарь: собирает документы и держит команду в курсе
Бот сам собирает с клиентов и сотрудников анкеты, фото и документы, раскладывает их по хранилищам и сообщает ответственному. Напоминания о планёрках и встречах уходят по расписанию.
Что делает бот-секретарь
Приём документов
«Загрузка в хранилище» просит файл или фото и складывает его в именованное хранилище: «Паспорта», «Договоры», «Чеки». Режимы — один файл, несколько или с заменой прежнего.
Анкета без бланков
«Переменная» задаёт вопросы и сохраняет ответы, «Запрос телефона» и «Запрос email» берут контакты. Уже заполненное бот может не спрашивать повторно.
Сразу ответственному
У хранилища и у «Сигнала администратору» есть поле «Кого оповестить»: файл или заявка уходит нужному профилю — в Telegram или MAX, на почту, в рабочую группу.
Всё в одной ленте
Присланные файлы и тексты появляются во «Входящих» панели — рядом с оплатами и запросами доступа.
Запись на встречу
«Бронирование» показывает свободные слоты: клиент выбирает дату и время, занятое уже не предлагается.
Согласование
«Ожидание доступа» ставит сценарий на паузу: вы одобряете заявку во «Входящих», бот сообщает решение и ведёт человека дальше.
Напоминания команде
Сотрудники — отдельная группа подписчиков. Периодическая рассылка по ней напомнит о планёрке, отчёте или дежурстве: ежедневно, по дням недели или раз в месяц.
Сценарий от первого сообщения до результата
Объясняет, что нужно
Клиент или сотрудник открывает бота по ссылке и сразу видит, какие данные и документы потребуются.
Собирает данные
Ответы — в переменные, контакты — штатными действиями, файлы — по хранилищам.
Передаёт ответственному
Оповещение о файле или заявке уходит нужному сотруднику, всё присланное лежит во «Входящих».
Напоминает
Команде — о планёрках и сроках, клиентам — о следующем шаге: рассылками по группам, разово или по расписанию.
Собрать такого ботаИз каких действий собирается
Каждый шаг — готовое действие в панели: выбираете из списка и настраиваете без кода.
Бот просит прислать документ или фото, ждёт его и складывает в именованное хранилище с привязкой к профилю подписчика. Вы скачиваете файл во «Входящих» и получаете оповещение — без переписки в личке.
Спросите у подписчика имя, город или возраст и сохраните ответ — или тихо запишите значение по его действиям. Переменные подставляются в сообщения, проверяются условиями и уходят в таблицы и CRM.
Два действия для сбора контактов. В Telegram и MAX телефон приходит одним нажатием кнопки, email подписчик пишет сам — бот проверит формат и попросит исправить опечатку. Сценарий ждёт ответа и идёт дальше.
Подписчик оставил телефон, ответил на анкету или попросил перезвонить — бот тихо отправляет сигнал команде. Кому он придёт, решает профиль оповещений: отдел продаж, администратор, рабочая группа.
Шаг сценария, на котором подписчик записывается: бот показывает мастера или зал, свободные даты и слоты кнопками, принимает подтверждение и при необходимости предоплату. Занятое время другим больше не предлагается.
Подписчик доходит до закрытой части сценария, а бот отправляет вам заявку и ждёт. Нажали «Разрешить» — человек получает сообщение и идёт дальше, «Запретить» — получает вежливый отказ.
Одно действие добавляет подписчика в нужные группы и убирает из лишних. Дальше группы работают на вас: рассылки только своему сегменту, условия в сценарии, лимит мест и автоматические цепочки писем.
В нужной точке сценария подписчик попадает к живому оператору. Бот замолкает, переписка идёт в разделе «Диалоги» панели, а после завершения сценарий продолжается с того места, которое вы выбрали.
Как используют в разных бизнесах
Ипотечный брокер
Паспорт, справка о доходах и анкета — бот собирает пакет и сообщает брокеру, что документы готовы.
Клиника
Перед приёмом пациент присылает результаты анализов и заполняет анкету — врач видит их до визита.
Кадровая служба
Новый сотрудник присылает документы для оформления, а отдел получает напоминания о собеседованиях.
Бухгалтерия
Клиенты присылают первичку в бота, бухгалтер получает оповещение, файлы ждут во «Входящих».
Офис
Периодическая рассылка команде: планёрка по понедельникам, сдача отчёта — раз в месяц.
Вопросы: бот-секретарь
Какие файлы принимает бот?
Фото и документы, которые подписчик присылает в чат, — до 20 МБ на файл. Хранилище настраивается на один файл, на несколько или на замену прежнего, например для обновлённого договора. Вместо файла человек может прислать текст — он тоже сохранится.
Где смотреть присланные документы?
Во «Входящих» панели, во вкладке «Файлы», — с именем подписчика и названием хранилища. Забрать их в свою систему можно и через API.
Как бот напоминает сотрудникам?
Соберите сотрудников в отдельную группу — действием в сценарии или вручную в панели. Периодическая рассылка по этой группе уходит сама: ежедневно, по дням недели или ежемесячно. Для разового напоминания — обычная рассылка по группе на нужное время.
Можно ли записывать клиентов на встречи?
Да, действием «Бронирование»: объекты и услуги, свободные слоты, подтверждение вручную или автоматически. Напоминания клиенту о записи настраиваются в разделе «Бронирование».
Работает ли это в MAX и ВКонтакте?
Да: хранилище, переменные, сигналы, бронирование, запросы доступа и рассылки работают на трёх платформах. Во ВКонтакте нет штатной кнопки «Отправить телефон» — номер подписчик вводит текстом.
Похожие виды ботов
Где мой заказ, как вернуть товар, почему не приходит код — бот закрывает типовые вопросы в любое время. Если ответа нет, он передаёт разговор оператору, а после разговора продолжает сценарий сам.
Кандидат проходит анкету в мессенджере, присылает резюме и сам выбирает время собеседования. Рекрутер получает только подходящих, а новые сотрудники — уроки и тесты в том же боте.
Клиент вводит номер заказа — бот находит статус в Google Таблице или в вашей системе и отвечает сразу. Сменился этап — ваша CRM через API запускает нужное сообщение сама.
Бот регистрирует участников, следит за лимитом мест, принимает оплату билета и выдаёт персональный QR-код. Перед событием напоминание уходит всем зарегистрированным по расписанию.
Соберите такого бота сами
Регистрация бесплатна, на баланс зачисляется 200 ₽ на тесты. Не получится самим — соберём бота под ключ.